ジーエンスでは、「人の持つ経験と知識の管理」を行うためにナレッジマネジメント導入のコンサルティングと
ナレッジマネジメントシステムの開発、販売、運用保守を行っております。

ナレッジマネジメントとは、日本語では「知識経営」、「知識管理」と訳され、
「個人の持つ知識や情報を組織全体で共有することにより、業務効率の改善、目的の達成を行う」
という考え方です。

経営学の権威であり、マネジメントの概念を作ったピーター･ドラッカーは、
　「ナレッジとは組織の中で活用できる情報である」
と定義づけています。
つまり、企業という組織において目的を達成する為に必要な情報はすべてナレッジであり、 それらは組織が存続する以上、永続的かつ効率的に管理することがこれからの企業経営には重要となってきます。

企業を構成する人材は、経営者、管理職、従業員など様々ですが、これらの人はその役割ごとに細分化された異なる目的を持っているのが一般的なので、 経営者は経営者用の情報管理システム、管理職は管理職用、従業員は従業員用･･･とばらばらにシステムが導入されることがよくあります。
しかし、企業としての目的は同じなのですから、一見異なる目的に見える情報であってもその情報は企業単位で見れば本来はすべて連携している情報のはずです。
現在「情報共有」を目的として導入されるグループウェアやファイルサーバはほとんどが部門や課など企業全体ではなく、一部分での情報共有であり、 この"情報は連携しているという本質"が見過ごされがちです。
その為、似たようなデータが重複してしまう、情報を探す際にどのサーバに必要な情報が入っているのかわからないといった問題が発生し、いざ使おうと思ったら使いづらい･･･というのは決して珍しい事ではありません。

このことから、ジーエンスではナレッジマネジメントのポリシーとして以下のように考えています。

部門や部課で各々の情報共有を行うのではなく、企業全体での情報共有を行う事により、
管理コストと検索コストを低減させます。

同じ内容の一つのナレッジでも、使う人によってその探し方は違います。
例として、報告書があります。
管理職から見ればその報告書の内容は業務の結果、どうなったのか？知るためのものです。
しかし、同様の業務を行う人にとっては、その業務の過程が知りたいという場合もあります。
このようなことから、目的や立場の違いに応じて知る方法を変える必要があります。

既存の情報共有で行われる顧客情報、売上情報といった形式化されたものだけでなく、実際に業務を行う人にとって覚えておきたい事や、商品開発のアイデア、業務日誌など後で使う可能性の高いものを管理し、全員で共有します。
今までの情報共有でいう一部分の情報ではなく、一般的には形式化されないノウハウやコツ、改善の思いつきといったものまで含めることが重要になります。

ナレッジマネジメントを導入し稼動を始めたシステムに保管されるデータは企業が今まで培ってきた貴重な知識となります。
それは人で言えば記憶や思い出のようなもの。
無味乾燥なデータを管理するのではなく、その時々において社員が見たこと、感じたこと、考えたことを記録しているシステムなのです。
その記録されたナレッジを「今現在、必要な他者と共有」し、「過去･現在･未来の自分と共有」することが一人一人の行動に繋がります。

何かの役に立つ情報はすべてナレッジです。
つまりナレッジには必ず「何の役に立つのか？」という「目的」が存在します。
何の為に記録するのかわからない、目的がわからない、ということは現時点ではそれは役に立つ情報ではなくナレッジではないのです。
それはそのナレッジの内容自体に問題があるのかもしれませんし、もしかしたらナレッジを理解する人に問題があるのかもしれません。
後々まで再利用されるようなナレッジには必ず明確な目的を持っています。
同じように繰り返される目的ならより効果は高くなります。
ある目的を達成したい人にとって、目的を達成する方法として記録されたナレッジは行動への大きな原動力になります。

これまでの話は、企業という組織でのナレッジマネジメントについてでしたが、ナレッジマネジメントの考え方は組織だけではなく、個人で行うことでも大きなメリットがあります。
あなたが得たお金を財布や銀行などで管理するように、手帳に書いた事や、勉強したノート、読んだ本、日記、撮った写真、その時々で対応した問題の解決方法といった知識や経験は、あなたが今まで蓄えてきた貴重な財産です。
そしてそれらは時間が経つほど忘れられたり、なくなったりしてしまいます。
また、記録されている媒体がモノですから増えれば増えるほど物理的に保管が難しくなってきます。
ナレッジマネジメントシステムは、あなたが得た知識や経験を一元的に管理し、見たいとき、知りたいときにすぐに検索することができ、なおかつ保管場所を削減する事ができます。
あなたが蓄えた知識や経験を管理する事で、過去の自分がなにを考えどういうことに興味があり、何を知りたかったのか改めて俯瞰することによって、自己の理解を深める事ができ次の行動の糧になります。
パーソナルナレッジマネジメントとは、いわばあなたが生きてきた思い出を管理する事なのです。

ジーエンスが提供するナレッジマネジメントシステムには以下の特徴があります。
組織におけるナレッジマネジメントはもちろん、個人の知識管理にも使いやすいよう設計されています。


　WEBアプリケーションのインターフェイスを採用することにより、インターネットエクスプローラ(IE)などのブラウ
　ザからホームページを閲覧する感覚でシステムを操作する事ができます。
　また、ブラウザベースなのでクライアント台数が増加してもクライアントPCにソフトウェアを導入する必要があ
　りません。


　すべてのデータはファイルではなく、ナレッジマネジメントサーバシステムのデータベースに保管されます。
　データベースを使う事で高い信頼性と詳細な検索を行う事ができ、データバックアップなどメンテナンスに
　おいても作業コストを低減することができます。


　記録日時、記録者、事業別、業務別、担当者別、知識属性、含有キーワード、カテゴリなどユーザの目的に
　応じて様々な条件で検索を行う事ができます。
　また、ナレッジに目的を設定する事により目的検索を行う事ができるようになっています。


　各々のナレッジには、Word,Excel,PowerPoint,PDFなどファイルデータを添付することができます。
　OSで管理できるファイルであればどのようなファイルデータでも保存が可能です。


　登録されたナレッジについて、いつ、誰が閲覧したのか履歴管理を行う事ができます。
　ユーザの登録したナレッジがどのくらい需要があり、どのように閲覧されたのか把握することができます。


　ナレッジマップを作成する事により、登録されたナレッジを体系的に管理することができます。
　登録されるナレッジが増えるほど、ナレッジマップは大きくなり、自社がどの分野に関してナレッジがあり、
　どの分野が弱いかといった分析に役立てる事ができます。


　ナレッジに関する設定、ユーザに対してのアクセス権設定や、システム利用状況等を管理する管理者専用
　機能を提供しています。

・ナレッジドキュメント管理ソリューション
　ページスキャナを使って紙媒体のデータをPDF化し、ナレッジベースに保管することで、書類や書籍、
　カタログといった紙媒体の保管コストを削減し、知識検索の範囲を紙媒体のデータにまで広げることが可能
　になります。
　ファイル、ブックマークなどのデジタルデータと紙媒体のデータを一元的に管理することにより、知識を探す
　コストを大幅に削減することができます。